Con el fin de promover la importancia a la memoria histórica, de permanencia de documentos como resguardo de evidencias, vinculados a la investigación y la organización, hoy 9 de junio se conmemora el Día Internacional de los Archivos.
En ese contexto, el jefe Dpto. de Archivo Central de la Facultad de Ciencias Médicas UNA, Hospital de Clínicas, Abog. Diego Sánchez, destaca la reorganización del área y lo que representa la digitalización de expedientes e historiales clínicos de pacientes.
El Archivo Central cuenta con dos áreas específicas, el Archivo Informático, donde los documentos son digitalizados a su ingreso, posterior a eso pasan al área de carga del sistema informático donde se genera un recibo donde constan las identificaciones del paciente y observaciones en caso de haber omitido algún dato o no haber cumplido la norma de codificación. Este documento es entregado a cada jefe de cátedra o servicio.
Una vez ingresado el expediente al sistema de registro pasa el mismo en físico al área de acopio para su clasificación, resguardo y mantenimiento a futuro.
El expediente clínico está regido por una normativa de carácter jurídico y médico; y protegido por la confidencialidad. Para el acceso a las informaciones debe ser bajo autorización del Director General Asistencial, a través de un formulario determinado por la institución. Agregó que los expedientes también son utilizados en el ámbito académico para fines investigativos.
A partir del proceso de digitalización que inició en el mes de febrero de este año, actualmente se tiene mil ochocientos expedientes digitales. En formato físico más de cincuenta mil. “Lo que estamos proyectando con el proceso de digitalización, a través del equipo con que se cuenta, es poder informatizar los expedientes con más de 20 años para fines estadísticos, esto según lo establecido por la normativa. Entonces los documentos no deben ser destruidos”, refirió el jefe.
El Archivo Central cuenta en su archivo informático con cuatro funcionarios para la digitalización de los expedientes médicos. En el área de registro cuatro personal y área de almacenamiento con nueve. El archivo funciona en horas de la mañana y tarde, de 6 a 18 h.
Finalmente cabe destacar que todos los datos consignados en los expedientes clínicos o médicos que quedan bajo resguardo del Archivo central al ser absolutamente confidenciales, se constituyen en material de planificación de procesos internos en base a las estadísticas que las mismas aportan.
San Lorenzo, 09 de junio de 2023.
